Allgemeines und Geltungsbereich
Die Hausverwaltung Klostermann nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVOüber die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Besuch dieser Website sowie der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen als Wohnimmobilienverwalter.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Diese Erklärung gilt für die Domain hv-klostermann.de einschließlich aller Subdomains.
Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
- Firma
- Hausverwaltung Klostermann
Inhaber: Wilhelm Klostermann - Anschrift
- Rupertistr. 37, 83451 Piding, Deutschland
- Telefon
- +49 8651 / 76 689 14
- office@hv-klostermann.de
Datenschutzbeauftragter
Aufgrund der Unternehmensgröße und der Art der Verarbeitung sind wir nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten gemäß § 38 BDSG zu bestellen. Datenschutzanfragen richten Sie bitte unter dem Betreff „Datenschutz“ an die genannten Kontaktdaten.
Hosting und Server-Logs
Bei jedem Aufruf erfasst unser Hosting-Anbieter automatisiert technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt:
- IP-Adresse, gekürzt oder nach kurzer Zeit anonymisiert
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Aufgerufene Datei oder URL
- Übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode
- Browser-Typ und -Version sowie Betriebssystem
- Referrer-URL, sofern übermittelt
- Zweck
- Bereitstellung der Website, IT-Sicherheit und Missbrauchserkennung
- Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse
- Speicherdauer
- Maximal 7 Tage, danach Löschung oder anonymisierte Aggregation
- Empfänger
- Hosting-Anbieter als Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO
Hosting-Anbieter: Netlify, Inc., 512 2nd Street, Fl 2, San Francisco, CA 94107, USA. Mit Netlify besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Datenübermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzender Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: netlify.com/privacy.
Kontaktformular
Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Auf dieser Fassung der Website wird Ihre Anfrage in Ihrem E-Mail-Programm vorbereitet. Die Übermittlung erfolgt erst, wenn Sie die E-Mail dort selbst versenden.
Verarbeitete Daten
- Pflichtangaben: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, Rolle und Anliegen
- Freiwillige Angaben: Telefonnummer und Objektadresse
- Zweck
- Beantwortung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls Vertragsanbahnung
- Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. a beziehungsweise lit. f DSGVO
- Speicherdauer
- Bis zur abschließenden Bearbeitung, bei Vertragsanbahnung bis 3 Jahre nach dem letzten Kontakt
- Pflichtangaben
- Ohne die erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage nicht beantworten
E-Mail- und Telefonkontakt
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend lit. f. Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Notizen dienen ausschließlich der internen Bearbeitung.
KI-Assistentin Nina
Auf dieser Website steht eine automatisierte Assistentin mit dem Namen Nina zur Verfügung. Sie beantwortet allgemeine Fragen zur Hausverwaltung. Es handelt sich um ein System künstlicher Intelligenz und nicht um einen Menschen. Wir weisen hierauf gemäß Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnungausdrücklich hin.
Einwilligung als Voraussetzung
Die Assistentin wird erst geladen und erst dann werden Daten übermittelt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Solange keine Einwilligung vorliegt, findet keinerlei Übertragung an Dritte statt. Sie können die Einwilligung jederzeit über den Link Datenschutz-Einstellungen im Fußbereich sowie über den Eintrag im Fenster der Assistentin mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Zweck
- Beantwortung allgemeiner Fragen zur Hausverwaltung
- Verarbeitete Daten
- Der Inhalt Ihrer Nachrichten sowie die gewählte Sprache. Geben Sie in den Chat bitte keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ein
- Rechtsgrundlage
- Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG
- Empfänger
- Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt, eine Übermittlung in ein Drittland ist damit nicht verbunden
- Speicherdauer
- Der Gesprächsverlauf besteht nur im Speicher Ihres Browserfensters und wird beim Schließen oder beim Wechsel der Sprache verworfen. Wir speichern die Inhalte nicht. Gespeichert wird allein Ihre Entscheidung über die Einwilligung, siehe Abschnitt Cookies
- Widerruf
- Jederzeit über Datenschutz-Einstellungen im Fußbereich, ohne Angabe von Gründen
Schutz vor Missbrauch
Damit die Assistentin nicht massenhaft automatisiert abgefragt und dadurch für andere Besucher unbenutzbar wird, begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse. Dazu bilden wir aus Ihrer IP-Adresse einen gekürzten, pseudonymisierten Kurzwert und zählen damit Ihre Anfragen. Die IP-Adresse selbst wird dafür nicht gespeichert. Der Kurzwert dient allein diesem Zählen und wird mit Ablauf der jeweiligen vollen Stunde gelöscht, also nach höchstens einer Stunde.
- Zweck
- Schutz der Assistentin vor Missbrauch und Überlastung
- Verarbeitete Daten
- Ein pseudonymisierter Kurzwert Ihrer IP-Adresse und die Zahl Ihrer Anfragen in der laufenden Minute und Stunde
- Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und für alle Besucher verfügbaren Betrieb der Assistentin
- Speicherort
- Netlify als Hosting-Anbieter und Auftragsverarbeiter, Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Netlify hat seinen Sitz in den USA, zur Grundlage möglicher Übermittlungen siehe Abschnitt Hosting und Server-Logs
- Speicherdauer
- Höchstens eine Stunde
Grenzen der Auskunft
Die Antworten werden automatisiert erzeugt und können unrichtig oder unvollständig sein. Sie stellen weder eine Rechtsberatung noch eine verbindliche Auskunft zu Ihrem Vertragsverhältnis dar. Verbindlich sind allein Auskünfte, die Sie unmittelbar von uns in Textform erhalten. Für Anliegen zu einem konkreten Objekt, zu Abrechnungen oder zu Beschlüssen nutzen Sie bitte das Kontaktformular, die E-Mail-Adresse oder das Telefon.
Schriften, lokal selbst gehostet
Diese Website verwendet die Schriftarten Frauncesund Inter Tight. Beide werden ausschließlich lokal im Format WOFF2 ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriften-CDN.
- Zweck
- Einheitliche Darstellung der Typografie
- Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Empfänger
- Keine, Auslieferung ausschließlich vom eigenen Server
- Drittland
- Keine Übermittlung
Bilder, lokal selbst gehostet
Alle auf dieser Website gezeigten Bilder werden ausschließlich lokal vom eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf wird daher keine IP-Adresse an externe Bildanbieter übermittelt.
Das Bildmaterial stammt ursprünglich aus Wikimedia Commons, gemeinfrei oder unter freien Creative-Commons-Lizenzen, sowie von Unsplash. Die einzelnen Nennungen finden Sie im Bildnachweis des Impressums.
Datenverarbeitung im Rahmen der Verwaltungstätigkeit
Soweit Sie als Eigentümer, Mieter, Mitglied einer WEG oder Mietinteressent mit uns in vertraglicher Beziehung stehen oder eine solche anbahnen, verarbeiten wir Ihre Daten nach den folgenden Grundsätzen.
Eigentümer und WEG-Mitglieder
Verarbeitet werden insbesondere Name, Anschrift, Bankverbindung, Miteigentumsanteile, Hausgeldzahlungen, Beschlussdokumente, Korrespondenz und gegebenenfalls Vollmachten. Zweck ist die Erfüllung des Verwaltervertrags, einschließlich Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlungen, Buchhaltung und Mahnwesen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
Mieter
Verarbeitet werden insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung, Mietvertragsdaten, Selbstauskunft, Schadens- und Kommunikationshistorie sowie Heiz- und Nebenkostendaten. Zweck ist die Durchführung des Mietverhältnisses im Auftrag des Eigentümers. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
Mietinteressenten
Verarbeitet werden Selbstauskunft, Einkommensnachweise, Identitätsdaten und gegebenenfalls Schufa-Auskünfte, letztere nur mit gesonderter Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a oder lit. b DSGVO. Bei Nichtzustandekommen eines Mietvertrags werden die Daten spätestens nach 6 Monaten gelöscht.
Empfänger personenbezogener Daten
Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist, an folgende Kategorien von Empfängern:
- Eigentümer und WEG-Mitglieder bei sie betreffenden Anfragen
- Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
- Heizkostenabrechner für Verbrauchsabrechnungen
- Banken für die Zahlungsabwicklung
- Handwerker und Dienstleister für Reparaturen und Instandhaltung
- Versicherungen bei Schadensmeldungen
- Rechtsanwälte, Gerichte und Behörden
- IT-Dienstleister und Hosting-Anbieter als Auftragsverarbeiter
- Mistral AI SAS, Paris, ausschließlich für die KI-Assistentin und ausschließlich nach Ihrer Einwilligung
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet im Rahmen der Verwaltungstätigkeit grundsätzlich nicht statt.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
- Server-Logs: maximal 7 Tage
- Kurzwert der IP-Adresse für die Mengenbegrenzung der KI-Assistentin: höchstens eine Stunde
- Kontaktanfragen ohne Vertrag: bis zu 6 Monate nach Bearbeitung
- Vertragsdaten und Buchführung: 10 Jahre
- Geschäftsbriefe: 6 Jahre
- Daten nach dem Geldwäschegesetz: 5 Jahre
- Nicht zustande gekommene Mietverhältnisse: maximal 6 Monate
Ihre Rechte als betroffene Person
Auskunft, Art. 15 DSGVO
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten.
Löschung, Art. 17 DSGVO
Sie können die Löschung verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Einschränkung, Art. 18 DSGVO
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, etwa wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird.
Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruch, Art. 21 DSGVO
Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Ihrer besonderen Situation heraus Widerspruch einlegen.
Widerruf von Einwilligungen
Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Die Wahrnehmung Ihrer Rechte ist formfrei und kostenlos möglich unter office@hv-klostermann.de.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:
- Behörde
- Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, BayLDA
- Anschrift
- Promenade 18, 91522 Ansbach
- Telefon
- +49 981 180093-0
- poststelle@lda.bayern.de
- Internet
- lda.bayern.de
IT-Sicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Manipulation oder Verlust zu schützen. Dazu gehören:
- Transportverschlüsselung durch TLS/SSL
- Zugriffsbeschränkungen auf berechtigte Mitarbeitende
- Regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Software
- Datensparsamkeit und Pseudonymisierung, soweit möglich
Die Datenübertragung im Internet, etwa per E-Mail, kann grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff Dritter ist nicht möglich.
Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeit oder der gesetzlichen Lage dies erfordern. Es gilt die jeweils abrufbare Fassung. Stand: September 2026.